Qué es el Scrum y por qué se utiliza en proyectos complejos que requieren soluciones ágiles

Scrum es un marco de trabajo que permite a los equipos desarrollar proyectos que requieren solucionar problemas complejos de manera, eficiente, creativa y aportando el máximo valor.

Hasta hace poco, se ha utilizado, sobre todo, para desarrollar proyectos de software y hardware porque su metodología está pensada para mejorar la forma de trabajar en equipo cuando la agilidad es fundamental para poder reaccionar ante las demandas del mercado con creatividad e innovando; es decir, cuando los clientes esperan resultados a corto plazo, pero los requerimientos de los proyectos pueden cambiar a menudo durante el proceso. Este escenario requiere que los equipos estén muy motivados, que sean muy productivos y que las dificultades que se encuentren por el camino no obstaculicen el progreso de los proyectos.

Si te dedicas al marketing digital o al marketing de contenidos, lo más probable es que, sin saberlo, ya trabajes aplicando, al menos, una parte de esta metodología: las características de los proyectos en los que trabajamos nos llevan de forma natural a adoptarla. Sin embargo, creemos que puede ser útil conocerla por completo para mejorar los procesos y los resultados.

Por qué utilizar Scrum en marketing digital

Desde hace un tiempo, se habla del Scrum aplicado al marketing digital. Y tiene mucho sentido: cuando se utiliza el Scrum, un proyecto se ejecuta en bloques temporales cortos, de 1-4 semanas, que tienen un objetivo claramente establecido y una fecha de inicio y de finalización marcadas. Estos bloques temporales se denominan Sprints y se llevan a cabo mediante iteraciones: repeticiones de un proceso con el fin de alcanzar un resultado completo, un “incremento de producto”. Los resultados de cada iteración se utilizan como punto de partida para la siguiente iteración. Es decir, el concepto de Scrum se basa en la entrega iterativa e incremental.

En marketing de contenidos funcionamos de una forma similar: tenemos un Sprint establecido y unos objetivos definidos, y el equipo de contenidos trabaja en colaboración para cumplir ese objetivo dentro del plazo de tiempo. Vamos a ver cómo utilizar el Scrum con un ejemplo.

Cómo aplicar Scrum en marketing digital : ejemplo

Tenemos un cliente (Scrum lo llama “propietario del producto”) que nos ha contratado para llevarle el marketing de contenidos. El cliente y el Scrum master definirán los objetivos sobre los que hay que trabajar (product backlog). Supongamos que el objetivo es redactar cada semana un artículo y realizar las acciones de marketing correspondientes para que el cliente obtenga retorno de la inversión. Nos ponemos el objetivo de redactar el primer artículo para el blog de la web de su empresa, difundirlo en redes sociales y diseñar una estrategia para la creación de enlaces al artículo en otras webs. Scrum nos proporcionará la estructura para organizar el trabajo de tal manera que quede claro para todo el equipo quién hará qué y el motivo por el que se harán las diferentes acciones (normalmente, hay tareas que dependen unas de otras, lo cual también queda reflejado en Scrum). Le ponemos a este objetivo un Sprint de 2 semanas.

Tanto si utilizamos una aplicación/software de Scrum como si lo implementamos utilizando una pizarra, tendremos que hacer una lista con todo lo que necesitamos para elaborar el producto (en este caso, un artículo que atraiga clientes potenciales y aumente la tasa de conversión). A esta lista se la llama Sprint backlog. Acto seguido, deberemos describir las tareas que cada miembro debe realizar para añadir valor al producto (marketing de contenidos sostenible y exitoso). Es fundamental que las descripciones sean claras, que definamos el orden de las tareas en el tiempo, que asignemos un valor a las acciones y establezcamos los tiempos. Solamente los miembros del equipo que realizarán este trabajo (equipo de desarrollo) pueden definir lo que se hará en el Sprint, cómo se hará y cuáles serán los timings. En el equipo de desarrollo no hay jerarquías.

En cada Sprint, tendremos que definir lo siguiente:

1.El tema de cada artículo

2.El trabajo de documentación para redactar el artículo

3.Palabras clave

4.Las imágenes, infografías, vídeos, etc. que enriquezcan el artículo

5.Revisión del artículo

6.Edición del artículo en el back de la web

Hora/s para compartir el artículo en las redes sociales

8.Entradilla del post en las redes sociales

9.La estrategia de enlaces

10.Investigación de posibles sitios web

11.Campañas de divulgación

12.Análisis de estadísticas de la monitorización

Cuando se trabaja con Scrum, hay reuniones; pero son breves y están planteadas de forma eficiente.

Hay 4 tipos de reuniones:

1. Las que se hacen antes de iniciar un Sprint para diseñar el proyecto con las estrategias y los plazos (Sprint planning meeting).

2. Una reunión diaria al finalizar la jornada, en la que cada miembro debe explicar qué ha hecho ese día, qué será lo próximo que ocupe su tiempo y qué dificultades se ha encontrado (Daily scrum).

3. Una reunión para revisar el Sprint que se ha terminado (Sprint review).

4. Una reunión para analizar los resultados, los procesos de trabajo y los problemas que han surgido (Sprint retrospective).

Beneficios del Scrum para los equipos de marketing de contenidos

Los Sprints permiten identificar claramente los objetivos y trabajar focalizando el esfuerzo en esos objetivos alcanzables. Este primer beneficio no es poca cosa: los que trabajamos en marketing de contenidos vivimos en una rueda de hámster con la sensación de “esfuerzo non-stop”, así que cambiar esta sensación estresante por la de que vamos consiguiendo logros constantemente, puede marcar una gran diferencia en nuestro día a día.

Además, como se trabaja de una forma muy empírica, favorece que los equipos trabajen con transparencia, que se habitúen a analizar el trabajo y a implementar los cambios requeridos en función de los resultados del análisis sin malgastar tiempo en lo que no aporta valor al blog, a los usuarios ni a la empresa del cliente. Y, por último, es muy útil para mejorar la planificación, ya que trabajar en Sprints nos permite evaluar el tiempo y el esfuerzo que requiere cada tarea.

Actualmente, encontrarás webs en inglés y en castellano con el software de Scrum (versiones gratuitas y de pago), pero también puedes implementarlo siguiendo la guía de sus creadores originales (aquí tienes la versión en español).